Für Kommunen

Assistierte Bürgerformulare

Bestehende kommunale Formulare, ergänzt um eingebettete, sprachliche, persönliche und telefonische Unterstützung.

Bürgerinnen und Bürger erhalten Hilfe beim Ausfüllen. Ihre Verwaltung erhält weiterhin strukturierte Antworten in den Formularen und Systemen, die sie bereits verwendet.

Formulare

Für Bürgerkontakte und interne Abläufe

Comprehendly ist eine Ausfüll- und Unterstützungsschicht. Es ersetzt weder Ihr Fachverfahren noch Ihre Akten- und Dokumentenablage.

Außen

Bürgerinnen und Bürger

Sozial- und Unterstützungsleistungen
Wohnraum, Miete und Infrastruktur
Kita, Schule und Familienleistungen
Genehmigungen, Meldungen und Anträge
Bürgerbeteiligung und Umfragen
Serviceaufnahme und Terminvorbereitung

Innen

Mitarbeitende und Fachbereiche

Außendienst- und Prüfberichte
Vorfalls- und Sicherheitsmeldungen
Fallübergaben und interne Freigaben
Personal- und Abwesenheitsformulare
Beschaffung und Bedarfsmeldungen
Dokumentation von Bürgerkontakten

Ein Formular, mehrere Wege

Der Zugangsweg ändert sich. Das Zielsystem bleibt erhalten.

Menschen wählen den Weg, dem sie folgen können. Pflichtfelder, Prüfungen und strukturierte Übergabe bleiben Bestandteil desselben Ablaufs.

Eingebettet

Formulare im bestehenden kommunalen Portal, ohne Weiterleitung in eine fremde Anwendung.

Assistiert

Mitarbeitende und Bürger füllen ein Formular gemeinsam aus, mit Erklärungen und Prüfung vor dem Absenden.

Sprache

Antworten sprechen, Fragen erklären lassen und Werte vor der Übermittlung bestätigen.

Telefon

Umfragen, Rückfragen und Serviceaufnahme auch für Menschen ohne Portalzugang.

Mehrsprachig

Erklärungen und Antworten in der bevorzugten Sprache, mit vollständigen strukturierten Daten am Ende.

Menschliche Übergabe

Wenn ein Fall persönliche Unterstützung braucht, wird der Ablauf gezielt an Mitarbeitende übergeben.

Bestehende Abläufe

Keine neue Formularwelt

Der bestehende Prozess bleibt der Bezugspunkt. Comprehendly ergänzt die Wege zum Formular und gibt die Ergebnisse an den vorgesehenen Ort zurück.

01Portal, Telefon oder AssistenzDer Bürger beginnt über den passenden Kanal.

02Geführtes AusfüllenFragen, Erklärungen und Pflichtfelder folgen dem bestehenden Formular.

03Prüfung und EinwilligungAntworten, Hinweise und Bestätigungen werden vor der Übermittlung geprüft.

04Fachverfahren oder DMSStrukturierte Daten und vereinbarte Nachweise gehen in Ihren Prozess zurück.

Anschluss an Ihre Umgebung

Comprehendly wird als Ergänzung zu Ihrem bestehenden Fachverfahren, Portal oder DMS eingesetzt — nicht als neue Formular- oder Aktenwelt. Ein vorhandenes Aktenzeichen, eine Fall-ID oder ein externer Bürgerdatensatz kann durch den Ablauf geführt werden.

Für einen schnellen Einstieg binden Sie ein Assistenz-, Ausfüll- oder Übermittlungs-Widget per forms.js-SDK oder geschütztem iframe in Ihr Portal ein. Für eine tiefere Integration nutzen Sie die JSON-API: veröffentlichte Formularfelder laden, Kontext übergeben, Sprachsitzungen starten, Übermittlungen lesen oder speichern und Abschlussereignisse per Webhook an Ihr Fachverfahren zurückgeben.

Datenschutz und Sicherheit

Prüfbare Verarbeitung statt pauschaler Versprechen

Kommunale Verfahren brauchen klare Antworten zu Verantwortlichkeiten, Verarbeitungsorten, Aufbewahrung, Unterauftragnehmern und Ausstiegsmöglichkeiten.

Für die Prüfung vorgesehen

AVV nach Artikel 28 DSGVO
Verzeichnis der Unterauftragnehmer und Verarbeitungsorte
Technische und organisatorische Maßnahmen
Konfigurierbare Aufbewahrung, Löschung und Export
Zugriffssteuerung, Protokollierung und Vorfallprozess
Unterlagen für eine Datenschutz-Folgenabschätzung

Besonders bei Sprache und Telefon

Hinweis vor Beginn der Sprach- oder Telefonverarbeitung
Keine Audio-Aufbewahrung als Standardannahme
Festgelegte Aufbewahrung von Transkripten
Prüfung vor der Übermittlung in das Fachverfahren
Konfigurierbare Einwilligungs- und Hinweisabläufe
Klare menschliche Eskalation

Die Kommune bleibt für Rechtsgrundlage, Zweck, Informationspflichten und Aufbewahrungsfristen ihres jeweiligen Verfahrens verantwortlich. Comprehendly stellt dafür konfigurierbare technische Abläufe und Nachweise bereit.

Beschaffung

Die Fragen, die vor einem Pilotprojekt geklärt werden müssen

Anforderungen unterscheiden sich je nach Kommune, Bundesland, Verfahren und Schutzbedarf. Deshalb werden Sicherheits- und Vertragsunterlagen vor einer Einführung gemeinsam geprüft.

Vertragspartner

Rechtliche Identität, Sitz, Ansprechpartner, anwendbares Recht und Vertragsmodell.

Zu klären

Informationssicherheit

BSI-Grundschutz-Orientierung, Sicherheitsmaßnahmen, Tests, Zugriff und Vorfallmeldung.

Unterlagen vorbereiten

Barrierefreiheit

BITV 2.0, EN 301 549, Tastaturbedienung, Screenreader, Kontrast und Testnachweise.

Nachweis ausbauen

Cloud und Ausstieg

EVB-IT-Cloud-Prüfung, SLA, Datenexport, Löschung, Portabilität und Betriebsfortführung.

Vertragsmodell prüfen

Ein kommunales Formular als Ausgangspunkt

Besprechen Sie ein konkretes Verfahren. Wir prüfen gemeinsam Zielgruppe, Modalitäten, Datenschutz, Übergabe und den kleinsten sinnvollen Pilotumfang.

Verfahren besprechen Sicherheitsinformationen ansehen