ComprehendlyKundenseite
Die Kommune oder Organisation
Bei Bürger-, Beschäftigten- oder Antragsdaten bestimmt die Organisation Zweck, Rechtsgrundlage, Hinweise, Zugriffsrechte und Aufbewahrung. Sie ist in der Regel Verantwortliche.
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DSGVO und Datenschutz
Wie Comprehendly Daten verarbeitet
Eine verständliche Übersicht über den aktuellen Stand. Sie ersetzt keine Datenschutz-Folgenabschätzung und keine Prüfung des konkreten kommunalen Verfahrens.
Aktueller Stand
Comprehendly verarbeitet derzeit nicht ausschließlich in Deutschland oder der EU
Die primäre Datenbank liegt in Frankfurt und/oder Sydney. Bestimmte Sprach-, Web-, Telefon-, E-Mail- und Sicherheitsdienste verarbeiten Daten jedoch auch außerhalb der EU.
Wichtig für die Einordnung: Eine Datenbankregion ist nicht dasselbe wie eine vollständig regionale Verarbeitung. Die aktuellen Verarbeitungsorte und Dienste stehen in der Unterauftragnehmerliste.
Rollen
Wer entscheidet über Zweck und Rechtsgrundlage?
Comprehendly
Auftragsverarbeitung
Comprehendly verarbeitet Formulardaten nach dokumentierten Weisungen. Für entsprechende Kundenverarbeitungen ist ein AVV nach Artikel 28 DSGVO vorgesehen.
Datenfluss
Vom Einstieg bis zur Übergabe
Der Ablauf hängt von Formular und Kanal ab. Die folgende Darstellung zeigt die aktuelle Grundstruktur.
01Portal, Einbettung oder TelefonDie Person oder ein Mitarbeitender beginnt über den passenden Kanal.
02Sprache und FormularlogikAntworten werden verarbeitet und den passenden Formularfeldern zugeordnet.
03Prüfung und NachweisePflichtfelder, Hinweise, Einwilligungen und Quellen können geprüft werden.
04API, Webhook oder ExportDie strukturierte Übermittlung geht in das vereinbarte Kundensystem.
Sprache und Telefon
Keine Aufbewahrung von Roh-Audio
Sprach- und Telefonfunktionen benötigen eine gesonderte Prüfung, insbesondere bei sensiblen oder gesetzlich geregelten Verfahren.
Aktueller Umgang
- Roh-Audio wird nicht als Audiodatei gespeichert.
- Live-Audio kann zur Sprachverarbeitung an OpenAI in den USA gesendet werden.
- Bei Telefonie verarbeitet Twilio Telefonnummern, Einmalcodes und Gesprächsmetadaten.
- Optionale Transkripte hängen von der Konfiguration des Ablaufs und des Kunden ab.
- Vor der Nutzung sind Hinweise und gegebenenfalls Einwilligungen erforderlich.
Was die Kommune festlegt
- Rechtsgrundlage und Informationspflichten
- Ob Sprache oder Telefon angeboten werden
- Ob Transkripte entstehen und wie lange sie bleiben
- Wann menschliche Prüfung erforderlich ist
- Wann an Mitarbeitende übergeben oder abgebrochen wird
Aufbewahrung
Die wichtigsten Standardwerte
Kundenspezifische Aufbewahrung kann abweichen. Gesetzliche Pflichten und dokumentierte Aufbewahrungsanweisungen gehen vor.
Kundengesteuert
Standardmäßig bis zur Löschung des Kundenkontos, sofern keine andere Konfiguration vereinbart ist.
Nicht gespeichert
Sprach- und Telefon-Audio wird nicht als Audiodatei aufbewahrt.
Optional
Nur wenn der Kunde oder der jeweilige Ablauf diese Verarbeitung aktiviert.
Begrenzt
Integrationsprotokolle standardmäßig 90 Tage; Sicherheitsprotokolle bis zu 12 Monate oder länger, wenn eine Untersuchung dies erfordert.
Dokumente
Unterlagen für die weitere Prüfung
Die rechtlichen und technischen Unterlagen werden getrennt von der Produktbeschreibung geführt. Der aktuelle öffentliche Bestand:
Fragen zur Verarbeitung?
Für Datenschutz- und Sicherheitsfragen: privacy@stepcare.app